Co ci wolno w cudzym samochodzie

W Polsce z roku na rok rośnie liczba samochodów służbowych, będących przedmiotem leasingu oraz użytkowanych w najmie długoterminowym. Użytkownicy takich pojazdów zwykle korzystają z nich na co dzień, również prywatnie, często zapominając, że auto nie jest ich własnością. Sprawdziliśmy, co można modyfikować w nie swoim samochodzie i do kogo należy wystąpić o zgodę. Jakiego rodzaju przeróbki są dozwolone w samochodzie firmowym? Maciej Zwiewka fleet brand manager Volkswagen Financial Services, na podstawie „Przewodnika użytkowania i zwrotu pojazdu. Samochody osobowe” oraz „Ogólnych warunków umów leasingu” Volkswagen Financial Services GZ perspektywy importera Jakie procedury są stosowane przy zwrocie pojazdu? Po zakończeniu umowy leasingu, jeżeli leasingobiorca zdecyduje się na zwrot, a nie na wykup auta, jest on zobowiązany do niezwłocznego wydania samochodu leasingodawcy. W przypadku zwlekania ze zwrotem pojazdu za każdy dzień zostanie naliczona dodatkowa opłata, odpowiadająca 1/30 uśrednionej miesięcznej opłaty leasingowej. Wraz z oddaniem auta klient jest zobowiązany do zwrotu wszystkich związanych z pojazdem dokumentów i przedmiotów, otrzymanych przy jego odbiorze.Stan wyposażenia przy zwrocie pojazdu powinien być zgodny z konfiguracją wyposażenia pojazdu u dealera (zamówienie). Zwracany samochód należy przygotować do odbioru: umyć i poczekać, aż wyschnie, aby umożliwić oględziny nadwozia. Wnętrze pojazdu powinno być czyste oraz wolne od trwałych i nieprzyjemnych zapachów (np. tytoń, zapachy odzwierzęce i organiczne). Samochody nieprzygotowane do odbioru są opisywane dopiero po ich umyciu, a zanotowane wówczas uszkodzenia obciążają klienta.Po sporządzeniu przez rzeczoznawcę protokołu, w którym został dokładnie opisany stan auta, dokument jest wysyłany do leasingodawcy. Po przedłożeniu protokołu zwrotu leasingowanego auta następuje ostateczne rozliczenie i zakończenie umowy leasingu. Jak importer/dealer podchodzi do spraw związanych z zamontowanym przez użytkownika wyposażeniem dodatkowym (okleiny, reklamy, hak holowniczy, zestaw głośnomówiący, system audio-wideo, chiptuning, akcesoryjne obręcze kół, dystanse, obniżone zawieszenie)? Czy montaż wymaga zgody importera/dealera? Czy taka zgoda jest płatna i czy łatwo jest ją uzyskać? Z chwilą podpisania umowy leasingu importer/dealer przestaje być właścicielem auta, a staje się nim leasingodawca. To właśnie instytucja finansującą zakup auta wydaje – bądź nie wydaje – zgodę na jakiekolwiek modyfikacje w strukturę pojazdu. Montaż wszelkich urządzeń niestanowiących wyposażenia fabrycznego i dodatkowego pojazdu, np.: zestawu głośnomówiącego, CB-radia, monitora, jest dopuszczalny wyłącznie w sposób bezinwazyjny, za pomocą odpowiednich uchwytów. Akcesoria takie muszą mieć aktualne homologacje, aby nie wpływały na działanie pozostałych urządzeń w samochodzie i bezpieczeństwo podróżujących. Urządzenia zmieniające substancję pojazdu – np. hak holowniczy, moduł zwiększający moc, felgi o większej średnicy, spoilery – mogą być zamontowane wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody leasingodawcy. Podobnie umieszczenie na pojeździe jakichkolwiek oklein wymaga pisemnej zgody leasingodawcy.Wniosek o zgodę na montaż dodatkowych elementów jest bezpłatny, wymaga jedynie formy pisemnej. Uzyskanie zgody jest zależne od stopnia i rodzaju modyfikacji, jakie użytkownik zamierza przeprowadzić w pojeździe. Czy przy zwrocie pojazdu elementy te można pozostawić w samochodzie, czy muszą jednak być zdemontowane? Co w przypadku, jeśli użytkownik tego nie zrobi? Przed zwrotem pojazdu akcesoria niestanowiące wyposażenia fabrycznego i dodatkowego powinny być wymontowane bez pozostawienia trwałych śladów. Wszelkie naklejone napisy i znaki reklamowe powinny być usunięte. Po takich elementach nie mogą pozostać żadne uszkodzenia ani odbarwienia lakieru. W przypadku pozostawienia znaków reklamowych na samochodzie koszt ich usunięcia będzie obciążał klienta.Do uszkodzeń niedopuszczalnych (czyli wycenianych jako uszkodzenia, zgodnie z rynkowymi standardami) należą wszelkie oznaczenia naniesione przez użytkownika (np. okleiny reklamowe) oraz ślady po usunięciu oznaczeń (w tym uszkodzenia powłoki lakierniczej). Wykluczone są także wybarwienia lub wyblaknięcia lakieru oraz różnice w odcieniu lakieru lub jego połysku, które są wynikiem użytkowania pojazdu z okleinami, a także ślady obcych substancji na nadwoziu i elementach jego wyposażenia (np. smoła), jeżeli nie można ich usunąć w ramach podstawowego mycia. W przypadku, jeśli użytkownik nie usunie lub nie zdemontuje takich elementów przed zwrotem auta, leasingodawca zleca ich usunięcie, a kosztem obciąża leasingobiorcę. Kto szacuje (i na jakiej podstawie) koszt przywrócenia auta do stanu fabrycznego? Podstawą kalkulacji kosztów uszkodzeń są katalogi producentów pojazdów oraz ocena rzeczoznawcy, która jest wiążąca dla wszystkich stron, czyli klienta i instytucji finansującej. Taka opinia przygotowywana jest na podstawie „Ogólnych warunków umów leasingu” oraz „Przewodnika użytkowania i zwrotu pojazdu. Samochody osobowe” dostępnego na stronie internetowej Volkswagen Leasing. Dokument ten ściśle bazuje na wydanym przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów „Przewodniku zwrotu pojazdów. Samochody osobowe”, który wyznacza i porządkuje rynkowe standardy zwrotu samochodów po okresie finansowania i wynajmu.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Michał Kucharski prezes zarządu spółki Plus Flota, dyrektor optymalizacji i rozwoju procesów biznesowych w Polkomtel sp. z o.o. oraz Cyfrowy Polsat S.A. Fleet manager – „Czuwam nad wszystkim” Michał Hutyra: Jak reaguje Pan w sytuacji, gdy pracownik przychodzi z pytaniem o możliwość modyfikacji auta firmowego: chiptuning, oklejanie folią szyb, obniżenie zawieszenia, hak holowniczy, akcesoryjne obręcze kół. Spektrum jest duże, a możliwości? Michał Kucharski : Uważam, że modyfikowanie i ingerencje w wyposażenie standardowe oraz parametry techniczne samochodu służbowego jest niedopuszczalne. Tego typu działania najczęściej pogarszają bezpieczeństwo jazdy, niekorzystnie wpływają na ekonomię pojazdu i powodują spadek jego wartości rezydualnej.Jestem szczególnie uczulony na tzw. chiptuning w segmencie D, ponieważ uważam, że moc rzędu 180 KM w samochodzie w zupełności wystarcza do sprawnego przemieszczania się. Chęć posiadania mocniejszego samochodu służbowego, w kontekście użytkowania go na naszych drogach, mija się ze zdrowym rozsądkiem i rachunkiem ekonomiczno-ekologicznym. Tu by się przydało pytanie – typu Czyli nie jest Pan fanem zmian w samochodach firmowych? Zasadniczo nie jestem zwolennikiem modyfikacji pozafabrycznych i z definicji nie wyrażam na nie zgody. Dotyczy to również sytuacji, w której pracownik użytkujący auto chciałby za taką przeróbkę zapłacić z własnej kieszeni. W naszej flocie takie inwestowanie w nie swoje auto nie ma większego sensu, ponieważ często się zdarza, że samochód, który kończy służbę u jednego z pracowników naszej Grupy i ma mały przebieg, trafia w ręce innego pracownika lub jest wykorzystywany jako pojazd zastępczy. Pół biedy, jeśli mówimy o przyciemnieniu szyb folią, bo tę łatwo jest zdemontować. Mimo wszystko nawet taka ingerencja w pojazd wymaga akceptacji. Jeśli ktoś decyduje się na przeróbki bez takiej zgody, albo decyduje się na przeprowadzenie modyfikacji w samochodzie mimo zakazu, musi się liczyć z konsekwencjami. System kar finansowych jest pracownikom doskonale znany i wiedzą, że stanowczość w tym obszarze jest stuprocentowa. Przypuszczam, że zwrot samochodu w Państwa firmie spędza sen z powiek pracownikom, a może się mylę? W stosunku do naszych pracowników jesteśmy bardziej wyrozumiali niż np. standard PZWLP czy praktyka CFM. Bez problemu odbieramy samochody, które noszą ślady użytkowania, wynikające z normalnej eksploatacji. Nie czepiamy się drobnych zarysowań, wytartej kierownicy, itd. Wszystkie większe uszkodzenia muszą być zgłoszone wcześniej i usunięte. W ten sposób zminimalizowane są obciążenia w stosunku do naszej firmy przy zwrocie pojazdu do firmy leasingowej lub CFM-owej. Wszystko, co wykracza poza normalną eksploatację, obciąża pracowników i jest to jasno określone w regulaminie, a pracownicy wiedzą, że jesteśmy konsekwentni w tym obszarze. Naprawy we własnym zakresie lub brak dbałości o pojazd, traktujemy jako łamanie umowy społecznej, w ramach której działamy. W takich przypadkach wyciągamy konsekwencje (określoną w regulaminie. Czy pamięta Pan jakieś szczególne życzenie pracownika i czy spełnił je Pan? Jedno z ciekawszych zapytań od pracowników, które pamiętam, dotyczyło zakupu używanego samochodu znalezionego na jednym z portali ogłoszeniowych. Przekonywał, że firma wyda tyle samo środków, ale samochód ma mocniejszy silnik i jest lepiej wyposażony. Tak już jest, że pracownicy niemal zawsze dopominają się o lepiej skonfigurowany pojazd i jeśli jest możliwość wybrania droższej opcji, z reguły chcą z takiej możliwości skorzystać. Na przestrzeni lat wypracowaliśmy pewne standardy działania, ale też konsekwencję w ich stosowaniu , więc tego typu sytuacje rozwiązujemy bardzo szybko. Czasami w uzasadnionych przypadkach, jeśli poprawi to komfort użytkowania auta, szczególnie takiego, które jest benefitem dla pracownika, jesteśmy gotowi ponieść koszt montażu folii okiennych, haka holowniczego, albo zamówić inną wersję nadwoziową (np. kombi zamiast sedana). Chętniej wydam zgodę na doposażenie auta w dodatkowy system bezpieczeństwa czy poduszki powietrzne niż na akcesoryjne gadżety. Czy dopuszcza Pan użytkowanie samochodu służbowego przez osoby trzecie, np. członka rodziny? Regulamin nie dopuszcza tego, żeby z samochodu służbowego korzystały osoby trzecie, bez uzyskania zgody. W wyjątkowych sytuacjach, takich jak złe samopoczucie lub inne, okolicznościowe, dopuszczam taką możliwość. Jazda w złym stanie zdrowia lub pod wpływem alkoholu mogłaby przynieść więcej szkód. Zmuszanie do prowadzenia kogoś, kto się źle czuje lub nie jest w pełni dysponowany, przyniosłoby więcej szkód niż prowadzenie samochodu przez osobę trzecią. Oczywiście, nie wyobrażam sobie, żeby osoba, której powierzono samochód służbowy, była poza pojazdem. ------------------------------------------------------------------------------------------ Robert Polak kierownik Działu Napraw Mechanicznych w Carefleet S.A. Podejście firmy CFM-owej Jakie elementy są weryfikowane podczas odbierania samochodu po kontrakcie? Samochód po kontrakcie powinien być zdany w stanie nieodbiegającym od tego, w jakim klient go przyjął. Akceptowalne są jedynie uszkodzenia wynikające z normatywnego zużycia pojazdu. Jako wytyczną wskazujemy tu „Przewodnik zwrotu pojazdów” PZWLP. Na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego oraz oględzin pojazdu dokonanych przez specjalistę sporządzona zostaje ekspertyza techniczna, stanowiąca podstawę do ewentualnych obciążeń finansowych. Zgodność ze stanem faktycznym zostaje potwierdzona przez osobę zdającą oraz osobę przyjmującą pojazd. Elementami podlegającymi obciążeniom finansowym są m.in. braki w dokumentacji i wyposażeniu samochodu, uszkodzenia występujące w pojeździe czy przekroczenie zakontraktowanego przebiegu. O czym należy pamiętać przy zwrocie pojazdu? Przed zwrotem samochód powinien zostać umyty z zewnątrz oraz wyczyszczony wewnątrz, aby możliwe było dokonanie oględzin jego stanu. Wraz z samochodem należy również przekazać dokumenty, takie jak dowód rejestracyjny, aktualną polisę, kartę paliwową (jeżeli była wystawiona) oraz książkę serwisową, instrukcję obsługi, kod do radia, karty kodowe kluczyków. Zwrotowi podlegają także wszystkie dodatkowe akcesoria, które zostały przekazane bądź dokupione do pojazdu przez Carefleet S.A. w trakcie trwania kontraktu, np. nakładki na śruby zabezpieczające koła, łańcuchy, bagażnik, nawigacja przenośna itp. Wszystkie prywatne rzeczy niestanowiące wyposażenia auta muszą zostać wcześniej usunięte z pojazdu. W jaki sposób Carefleet S.A podchodzi do modyfikacji wykonanych przez klientów (np. hak holowniczy, folia przyciemniająca na szybach, folia do oklejania elementów nadwozia samochodu, chiptuning itp.)? Wszelkie zmiany w pojeździe oraz na pojeździe wymagają naszej akceptacji. Informacje o chęci wprowadzenia modyfikacji powinny zostać zgłoszone formalnie drogą e-mailową. W większości przypadków wnioski takie rozpatrywane są pozytywnie. W przypadku chiptuningu, jeśli producent samochodu nie przewiduje takiej opcji ingerencji w pojazd, to z uwagi na utratę gwarancji i wynikłego z takiego działania uszkodzenia innych elementów pojazdu wpływających np. na bezpieczeństwo, nie wyrażamy zgody na tego typu zmiany. Kto wydaje zgody na takie modyfikacje? Czy taka zgoda jest płatna? Zgody na modyfikacje wydaje bezpłatnie dedykowany dział lub ustalenia takie podejmuje się podczas ustalania warunków współpracy z klientem. Czy są jakieś specjalne procedury przy tego typu pytaniach? Kwestie modyfikacji i doposażania pojazdów mają przyjętą formę oficjalną. Decyzję o modyfikacji zazwyczaj zgłasza fleet manager. To od niego zależy, czy dodatkowe koszty za zmiany w pojeździe będą refakturowane na firmę, bowiem doposażenie pojazdów nie jest wliczane do miesięcznych czynszów za samochód. Jeśli z prośbą do nas zwraca się bezpośrednio użytkownik/kierowca, to kwestię ewentualnych modyfikacji konsultujemy wcześniej z fleet managerem. Ostatecznie decyzja o zmianie leży po stronie Carefleet. Czy w Carefleet S.A. istnieje lista elementów lub modyfikacji, które dopuszczacie lub nie? Każde zgłoszenie modyfikacji rozpatrywane jest indywidualnie. Nie mamy wystandaryzowanej listy ze zmianami możliwymi do wprowadzenia lub nie. Również indywidualnie rozpatrywana jest każda modyfikacja zauważona podczas zdawania pojazdu, która została wprowadzona bez zgody Carefleet.