Podatnicy, którzy sprowadzają z zagranicy samochody, mają kłopoty z uzyskaniem z urzędu skarbowego VAT-25 – zaświadczenia niezbędnego do zarejestrowania samochodu w Polsce. Problemy pojawiają się nie tyle przy uzyskaniu dokumentu, ile przy jego opłaceniu. W zależności od regionu Polski urzędy skarbowe albo nie pobierają żadnej opłaty skarbowej, albo żądają 17 zł, albo czasem chcą aż 160 zł.

Z największymi komplikacjami spotykają się osoby fizyczne, które sprowadziły samochód osobowy spoza UE, np. ze Szwajcarii. Potwierdza to nasz czytelnik, który zwraca uwagę na trzy kwestie: odprawy celnej, VAT oraz rejestracji.

Jeśli chodzi o odprawę celną, to można jej dokonać albo na granicy UE (np. w Niemczech), albo już po przyjeździe do Polski (należy na granicy UE zgłosić samochód do tranzytu).

– VAT można zapłacić albo w Niemczech (na granicy UE) albo w Polsce. W Niemczech VAT jest niższy, ale ten wariant komplikuje sprawę przy rejestracji w RP, ponieważ starostwa powiatowe wymagają dokumentów z polskiego urzędu skarbowego, chociaż VAT został zapłacony w innym kraju UE – opisuje nam pan Maciej.

I tu zaczynają się schody. Niektóre starostwa domagają się wprost zaświadczenia VAT-25. Tymczasem urzędy skarbowe nie chcą w takim przypadku wystawiać tych dokumentów. Dlatego część starostw uznaje za wystarczające dokumenty będące odmową wydania zaświadczenia VAT-25 wystawione przez urzędy skarbowe.

– Tak jest np. w Warszawie na Ursynowie. Ale już np. w Krakowie urząd miasta wymaga specjalnych zaświadczeń z urzędu skarbowego, które mówią o tym, że samochód nie podlega VAT w Polsce. Co istotne, to nie są zaświadczenia na druku VAT-25, tylko zwykłe pisma. Aby uzyskać takie zaświadczenie, właściciel pojazdu nie wypełnia VAT-24, ale pisze podanie – opisuje procedurę pan Maciej. Z podobnymi problemami zgłosiło się do nas jeszcze kilka osób.

Trzeba przyznać, że to dość dziwna praktyka. Przepisy podatkowe nie wspominają ani słowem o takim rodzaju dokumentu jak ten wymagany w Krakowie. W przepisach mamy albo zaświadczenie VAT-25, albo odmowę wydania tego zaświadczenia. Nie ma nic pośredniego.


– Aby uzyskać odmowę wydania VAT-25 (a w Krakowie zaświadczenie) właściciel auta musi uiścić opłatę skarbową w wysokości 160 zł. Czy to nie jest kuriozalne, że podatnik zapłacił VAT w UE, a w Polsce jest naciągany na dodatkowe koszty – żali się czytelnik.

Auto nowe czy używane

Zasady rozliczania VAT w związku z nabyciem przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej samochodu do celów prywatnych zależą od kraju nabycia samochodu, a w szczególności od tego czy sprowadzany jest on z kraju UE czy też spoza Unii.

Michał Spychalski, doradca podatkowy, starszy konsultant w MDDP, zwraca uwagę, że w przypadku sprowadzenia do Polski auta nabytego w kraju UE zasadnicze znaczenie ma to, czy jest on kwalifikowany jako nowy środek transportu czy jako samochód używany. Jeśli spełnia definicję nowego środka transportu, występuje wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Wtedy osoba fizyczna, jako podatnik VAT, jest zobowiązana do złożenia deklaracji VAT-10 i zapłaty VAT w Polsce według stawki 23-proc. Musi to zrobić w terminie 14 dni od powstania obowiązku podatkowego, tj. od dnia otrzymania auta bądź wystawienia faktury przez sprzedawcę, w zależności które zdarzenie wystąpiło wcześniej. W takim przypadku naczelnik urzędu skarbowego wydaje zaświadczenie (formularz VAT-25) potwierdzające uiszczenie podatku, które jest niezbędne dla zarejestrowania auta zgodnie z ustawą – Prawo o ruchu drogowym.

Jeśli natomiast samochód nie jest nowym środkiem transportu, nie występuje wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i nie ma obowiązku zapłaty podatku. W takiej sytuacji – jak podkreśla Michał Spychalski – rejestracji samochodu można dokonać na podstawie zaświadczenia (również formularz VAT-25) o braku obowiązku uiszczenia VAT wydawanego przez naczelnika urzędu skarbowego na wniosek zainteresowanego (formularz VAT-24).

– W przypadku nabycia auta spoza UE oraz jego przywozu na terytorium Unii na gruncie VAT występuje import towaru. W przypadku importu bez znaczenia pozostaje to, czy samochód spełnia definicję nowego środka transportu – zaznacza nasz rozmówca z MDDP.

Zgłoszenie celne importowe może być dokonane w kraju, na terytorium którego samochód jest wprowadzany bezpośrednio spoza UE, bądź auto takie może być objęte procedurą celną tranzytu i odprawione celnie dopiero w Polsce.


– Osoba fizyczna jest zobowiązana ponieść koszt ewentualnego cła oraz podatków, w tym VAT, w kraju gdzie dokonywana jest odprawa celna. VAT odprowadzany jest bezpośrednio do urzędu celnego w Polsce lub innym kraju UE – tłumaczy Michał Spychalski.

W przypadku odprowadzenia cła oraz VAT w kraju importu innym niż Polska następujące później przemieszczenie auta do Polski nie stanowi nabycia wewnątrzwspólnotowego. Auto nie jest bowiem sprowadzane dla celów prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, lecz dla celów prywatnych danej osoby. W konsekwencji nie powstaje obowiązek uiszczania VAT w Polsce z tego tytułu.

Fiskus wystawi pismo

Z kolei przedsiębiorcy sprowadzający samochody (nowe lub używane) z innych krajów UE do Polski, którzy w związku z tym wewnątrzwspólnotowym nabyciem muszą zapłacić VAT, są zobowiązani do przedłożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o nabywanych środkach transportu.

– Ten obowiązek dotyczy też osób nieprowadzących działalności, gdy nabywają wewnątrzwspólnotowo nowy samochód. Informacja ta składana jest na druku VAT-23. Stanowi ona podstawę do wydania podatnikowi przez urząd skarbowy zaświadczenia potwierdzającego uiszczenie VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia na druku VAT-25 – tłumaczy Marcin Zimny, ekspert w CMS Cameron McKenna.

Ekspert dodaje, że co do zasady zaświadczenie wydawane przez urzędy podlegają opłacie skarbowej, lecz w tym przypadku ustawa o opłacie skarbowej nie przewiduje opłaty od tego zaświadczenia.

Ostrożni urzędnicy

Według Tomasza Siennickiego, doradcy podatkowego, partnera w KNDP, przyczyną problemów i różnorodnej praktyki wydziałów komunikacji jest różna nomenklatura używana przez ustawę o VAT i przepisy dotyczące rejestracji pojazdów.


Zaświadczenie VAT-25 może potwierdzać dwie okoliczności: uiszczenie podatku z tytułu nabycia wewnątrzwspólnotowego (WNT) pojazdu lub brak obowiązku uiszczenia takiego podatku z tego tytułu. Dotyczy zatem tylko sytuacji, w których dochodzi do WNT pojazdu. Jeżeli taka sytuacja nie ma miejsca, bo pojazd jest sprowadzany spoza UE np. do Niemiec przez osobę prywatną, a następnie przemieszczany do Polski, to w ogóle brak jest podstaw do wydania zaświadczenia na druku VAT-25.

– Wówczas podstawą do rejestracji pojazdu w Polsce powinny być dokumenty celne potwierdzające przywóz środka transportu z państwa spoza Unii. Przepisy dotyczące rejestracji nie wymagają, aby był to dokument polskiego urzędu celnego. Ma to być dokument odprawy celnej przywozowej, a za taki należy uznać też dokument urzędu celnego innego państwa UE – przekonuje Tomasz Siennicki.

Niestety – jak podkreśla ekspert – te same przepisy wskazują, że pojazd sprowadzany do Polski z innego państwa UE powinien być rejestrowany na podstawie zaświadczenia o braku uiszczenia podatku od towarów i usług.

– Sprowadzenie jest zapewne rozumiane przez wydziały komunikacji szeroko, jako każdy przywóz pojazdu do Polski, w tym także pojazdu zaimportowanego do tego innego państwa UE – interpretuje nasz rozmówca z KNDP.

Z jednej strony więc ustawodawca używa pojęcia o szerokim zakresie znaczeniowym, z drugiej jednak przewiduje wydawanie zaświadczeń VAT-25 tylko w sytuacji nabycia wewnątrzwspólnotowego pojazdów. Nie stanowi to jednak przeszkody do wydania zwykłych zaświadczeń przez urząd skarbowy na podstawie Ordynacji podatkowej.

Michał Spychalski dodaje, że uzyskanie takiego zaświadczenia będzie się wiązać z opłatą skarbową w wysokości 17 zł. Żądanie przez urząd rejestrujący takiego dodatkowego zaświadczenia bądź też dokumentu odmowy wydania zaświadczenia VAT-25 nie znajduje podstawy prawnej, a wystarczający powinien być dowód odprawy celnej na terytorium UE.

Na marginesie – jak podpowiada Michał Spychalski – jeśli podatnik uiścił opłatę skarbową w wysokości 160 zł, po czym otrzymał odmowę wystawienia zaświadczenia VAT-25, ma on prawo złożyć wniosek o zwrot zapłaconej opłaty.

– Z punktu widzenia wydziałów komunikacji wymaganie takich zaświadczeń wydaje się sensowne. Nie są to bowiem organy kompetentne do oceny, czy w takich sytuacjach od danego pojazdu należy się krajowy VAT, czy też nie – broni urzędników Tomasz Siennicki.

Potrzebna zmiana

Organy administracji publicznej zobowiązane są stosowania wyrażonej w kodeksie postępowania administracyjnego zasady prawdy obiektywnej, która niejako uprawnia je do określenia, jakie dowody są niezbędne do ustalenia stanu faktycznego sprawy. Tomasz Wagner, ekspert w Ernst & Young, zwraca uwagę, że z tej perspektywy, brak uzyskania stosownego dokumentu rozstrzygającego o obowiązku nabywcy z tytułu VAT może grozić nienależytym zabezpieczeniem interesów Skarbu Państwa.

– Oczywiście z praktycznego punktu widzenia uzasadnione wydawałoby się wprowadzenie dla takich sytuacji dodatkowych rodzajów zaświadczeń, bądź też umożliwienie polskim podmiotom posługiwania się stosownymi zaświadczeniami wydanymi przez zagraniczne organy celne lub podatkowe – proponuje Tomasz Wagner.

W przeciwnym wypadku obowiązek ponoszenia dodatkowych kosztów zaświadczeń może budzić uzasadnione kontrowersje u osób nimi obciążanych.