Każdy, kto załatwiał sprawę w urzędzie, zdaje sobie sprawę, że musi to potrwać. Ale w jednym miejscu tę samą sprawę załatwimy w dwa, trzy dni, w innym zajmie to nawet dwa tygodnie. Dlaczego? Winne są wewnętrzne procedury wypracowane przez urzędy. Każdy tworzy je na własną modłę.

Jak twierdzą eksperci, do tej pory nikt w Polsce nie podjął próby sporządzenia szczegółowej instrukcji, która określałaby czynności, jakim powinien podlegać formularz wpływający do urzędu – a więc kiedy przybić stempel, zrobić kopię, przesłać do odpowiedniego departamentu. Bałagan wpływa na szybkość załatwienia sprawy, a tym samym na efektywność działania urzędów.

Przykładowo formularz dotyczący rejestracji samochodu w urzędzie w Toruniu poddawany jest 43 tego typu procesom, w Krakowie – 30, a w Gdańsku – aż 88. Podobnie jest z wydaniem pozwolenia wodnoprawnego – w Szczecinie formularz złożony przez petenta podlega aż 78 czynnościom, w Toruniu 81, a w Kielcach 63.

Nie ma ani jednej procedury, która byłaby prowadzona podobnie w różnych miejscach – mówi prof. Szczepan Figiel z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego, który wraz z grupą naukowców zbadał, jak wygląda praca 30 urzędów: 8 marszałkowskich, 8 wojewódzkich i 14 miast powiatowych. W ramach badania „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw z wykorzystaniem innowacyjnych modeli referencyjnych procesów administracji publicznej” opracowali oni specjalny algorytm, który pozwala na porównanie kilkuset różnych zadań urzędów. Następnie powstały specjalne wzory prostych sposobów wykonywania zadań.

Kluczem do sukcesu jest wprowadzenie w urzędach cyfrowego obiegu dokumentów na szeroką skalę. Liczbę procedur dałoby się znacznie ograniczyć, i to bez konieczności zmiany prawa. W przypadku rejestracji samochodu liczba procesów mogłaby spaść do 15, czyli od dwóch do pięciu razy mniej niż obecnie. Okazuje się, że to prostsza i tańsza metoda niż praktykowane do tej pory wiele razy zatrudnianie dodatkowych urzędników czy zmiany przepisów.

Ale do tego jeszcze długa droga. Aż 86 proc. urzędów mających elektroniczny system obiegu dokumentacji i tak je wszystkie drukuje. Teoretycznie nie ma przeszkód do ustalenia standardów. Poddajemy się m.in. certyfikacji ISO, która powinna sprawę unormować, ale jak widać, życie to weryfikuje – przyznaje marszałek województwa warmińsko-mazurskiego Jacek Protas.