Ujęcie takich kosztów w księgach rachunkowych podmiotu będzie uzależnione od celu ich poniesienia. Jeżeli wymiana silnika wynika z jego uszkodzenie, awarii lub całkowitego zużycia, koszt ten ma charakter remontowy. Celem takich prac jest bowiem przywrócenie stanu technicznego i przydatności samochodu dla firmy. Nie powoduje to zmiany charakteru i funkcji remontowanego aktywa. Umożliwia tylko wykorzystywanie go zgodnie z gospodarczym przeznaczeniem.

Dlatego też wydatki związane z zakupem silnika oraz jego zamontowaniem zaliczane są bezpośrednio do kosztów w momencie ich poniesienia. Jeżeli zgodnie z polityką rachunkowości wydatki te są istotne, należy je rozliczać w czasie. Służy do tego konto 640 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne.

Inaczej będzie w sytuacji, gdy koszty poniesione na dane aktywo mają służyć jego ulepszeniu. Tak właśnie jest, jeśli silnik wymieniony został na nowy, jakościowo lepszy, o znacznie wyższych parametrach. Natomiast celem takich działań jest polepszenie jakości samochodu, np. jego prędkości. W takiej sytuacji wymiana powoduje podwyższenie wartości samochodu. Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy z o rachunkowości ulepszenie środków trwałych znajdujących się w używaniu polega na rozbudowie, przebudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powoduje, że wartość użytkowa danego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa wartość użytkową sprzed remontu.

Wówczas księgowania mogą przebiegać następująco:

1. Oddanie samochodu do ulepszenia: strona Wn konta 080 – Środki trwałe w budowie, strona Ma konta 010 – Środek trwały.

2. Otrzymanie faktury od usługodawcy: strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu – wartość netto, strona Wn konta 225 – Rozliczenie VAT naliczonego – wartość podatku, strona Ma konta 202 – Rozrachunki z dostawcami (lub 240 – Inna rozrachunki) – wartość brutto.

3. Zarachowanie usługi w ciężar kosztów środka trwałego w budowie w wartości netto: strona Wn konta 080 – Środki trwałe w budowie, strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu.

4. Przyjęcie do użytkowania zmodernizowanego środka trwałego: strona Wn konta 010 – Środek trwały, strona Ma konta 080 – Środki trwałe w budowie.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).