W prowadzonej działalności gospodarczej podatnik ma prawo eksploatować pojazd prywatny niewprowadzony do ewidencji środków trwałych.

– Wiąże się to jednak z koniecznością odmiennego dokumentowania kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu – wyjaśnia Tomasz Piekielnik, doradca podatkowy, partner w spółce doradztwa podatkowego Piekielnik i Partnerzy.

Ekspert dodaje, że w przedstawionej sytuacji ujmowanie kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu nie jest możliwe przez bezpośrednie ujmowanie dokumentów źródłowych w koszty. Podatnik, który chce zaliczyć koszty związane z użytkowaniem prywatnego pojazdu na cele działalności gospodarczej, zobowiązany jest prowadzić stosowne zestawienie, tj. ewidencję przebiegu pojazdu, a dane, jakie powinna ona zawierać, określił ustawodawca. Wydatki, które podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, są limitowane.

– Ich limit stanowi kwota wynikająca z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów oraz obowiązującej stawki dla 1 km określanej przez ministra infrastruktury. Obecnie dla samochodów osobowych o pojemności powyżej 900 cm sześc. stawka ta wynosi 0,8358 zł, a poniżej 900 cm sześc. – 0,5214 zł – przypomina Tomasz Piekielnik.

W ewidencji tej podatnik wpisuje kwoty wynikające z użytkowania samochodu prywatnego na cele firmy oraz trasy, jakie pokonał z uwzględnieniem pokonanych odległości. Kwotę wynikającą z faktur i rachunków za paliwo, myjnię, naprawy itp. w wartości nie wyższej niż obliczony limit odnosi przy pomocy sporządzonego dowodu wewnętrznego w ciężar kosztów do kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów na koniec każdego miesiąca (w kwotach netto w przypadku podatnika VAT czynnego z uwzględnieniem restrykcji związanych z odliczaniem VAT od paliwa dla samochodów osobowych).

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).