– Ze względu na charakter prowadzonej działalności moi pracownicy muszą często podróżować. Wspomniane przejazdy wykonywane są ich własnymi samochodami. Czy taka sytuacja jest dopuszczalna, czy też powinienem zapewnić im inny środek transportu? Jak ponadto kształtuje się kwestia zwrotu kosztów podróży własnym samochodem pracownika? – pyta.

W par. 5 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. wskazano, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, a na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W takiej sytuacji podwładnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, którą rozporządzenie określa na nie więcej niż:

● 0,5214 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc.,

● 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.,

● 0,2302 zł – dla motocykla,

● 0,1382 zł – dla motoroweru.

Zwracana kwota uzależniona jest zatem wyłącznie od rodzaju i pojemności pojazdu oraz od liczby przejechanych kilometrów. Dla uzyskania zwrotu pracownik nie musi też przedstawiać żadnych faktur i potwierdzeń skorzystania z usług, jak np. biletów parkingowych.

To jedyny zwrot kosztów, jaki przysługuje pracownikowi w związku z korzystaniem z samochodu prywatnego. Nie ma on prawa do zwrotu wydatków poniesionych np. w związku z pozostawieniem samochodu na parkingu strzeżonym czy też uiszczeniem opłaty za przejazd autostradą. Oczywiście pracodawca może podjąć decyzję o dokonaniu takiego zwrotu, jednak jest to już jego własna, uznaniowa decyzja.

Ważne

Jeżeli pracownik do wykonania zadań potrzebuje własnego samochodu, przysługuje mu zwrot kosztów określony dla kilometra podróży