W przypadku oddania pracownikowi do używania samochodu służbowego pracodawca powinien wyraźnie rozróżnić, kiedy samochód ten jest wykorzystywany do celów służbowych, a kiedy do prywatnych. Gdy samochód służy celom prywatnym, pracodawca zobowiązany jest do potraktowania tego jako formy świadczenia nieodpłatnej usługi na rzecz pracownika. Ma to ten skutek, że do przychodu pracownika należy doliczyć równowartość czynszu, jaką musiałby on zapłacić za wynajęcie takiego samochodu na taki sam okres, przez jaki użytkował do prywatnych celów służbowe auto. Dotyczy to w szczególności wyjazdów służbowym samochodem na wakacje.

Takie zasady narzuca art. 11 ustawy o PIT (t.j. z 2010 r. Dz.U. nr 51, poz. 307 z późń. zm.). Przewiduje on, że przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przy czym wartość takich nieodpłatnych świadczeń ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług tego samego rodzaju, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Dokonując oszacowania uzyskanego przez pracownika przychodu, pracodawca musi zatem wziąć pod uwagę ceny obowiązujące w danej miejscowości za wynajęcie samochodu takiej samej lub podobnej klasy. Nie musi przy tym obliczać średniej ceny. Może założyć, że jego pracownik korzystałby z oferty najtańszej z dostępnych na danym rynku.

PRZYKŁAD

Jak obliczyć przychód pracownika za używanie firmowego auta

Firma udostępniła samochód pracownikowi na wyjazd na dwutygodniowe wakacje. Zmuszona jest doliczyć do jego przychodów równowartość kwot, które pracownik musiałby zapłacić za wynajęcie takiego samochodu. Jak to zrobić?

Firma ustaliła, że w miejscowości, w której ma siedzibę, działają trzy wypożyczalnie aut. Proponują one samochody za 60 zł, 80 zł, 100 zł za dzień. Na tej podstawie firma ustaliła, że pracownik mógłby wynająć samochód za 60 zł. Czyli przychód to 840 zł (14 x 60 zł). Zakładając, że przychody podatnika mieszczą się w pierwszym przedziale skali, koszt podatkowy wakacji firmowym pojazdem wyniesie ok. 151 zł.