Pracodawca zamierza udostępnić pracownikom służbowe samochody do celów prywatnych.

– Jak prawidłowo dokumentować używanie pojazdów do celów prywatnych pracowników w zależności od tego, czy auto będzie udostępniane pracownikowi za odpłatnością, czy też bezpłatnie – pyta pan Jan, prezes spółki z Radomia.

W sytuacji gdy pracownik zostaje obciążony odpłatnością za użycie pojazdu firmowego do swoich celów prywatnych, mamy do czynienia ze sprzedażą, tj. odpłatnym wykonaniem usługi. Takiego zdania jest Karolina Gierszewska, doradca podatkowy w ECDDP.

– Sprzedaż ta bardzo często nie musi być udokumentowana ani fakturą VAT, ani paragonem fiskalnym – jest to tzw. sprzedaż niedokumentowana – mówi Karolina Gierszewska.

Nasza rozmówczyni zwraca uwagę, że pracownik to osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Zatem, jeżeli nie zażąda wystawienia faktury VAT, pracodawca nie ma takiego obowiązku. Jednocześnie sprzedaż na rzecz pracowników korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencji poprzez kasę fiskalną. Oba sposoby dokumentacji pracodawca może prowadzić, przy czym nie ma takiego obowiązku. Fakturą wewnętrzną należy dokumentować nieodpłatne używanie pojazdów służbowych dla celów prywatnych.

– Pracodawca może taką fakturę wystawić bądź na każdego pracownika z osobna, bądź też w sposób zbiorczy, czyli raz na miesiąc ująć zbiorczą kwotę należną do rozliczenia z tytułu wszystkich używanych nieodpłatnie pojazdów – mówi Karolina Gierszewska.

Podkreślić należy, że w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. pracodawca nie ma obowiązku opodatkowywać VAT nieodpłatnego udostępniania na cele prywatne samochodów osobowych oraz pojazdów samochodowych do 3,5 t. W konsekwencji nie ma również obowiązku dokumentować tego świadczenia fakturą wewnętrzną.

Nie dotyczy to jednak tych pojazdów, od których przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu, np. pojazdy wielozadaniowe, van, pikup oraz pojazdy używane na podstawie umowy leasingu, która do 31 stycznia 2011 r. została zarejestrowana w urzędzie skarbowym (czyli pojazdów, które mimo ustawowych ograniczeń dają pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od każdej raty leasingowej – tzw. pojazdy z kratką).

Nie ma natomiast powszechnie obowiązujących zasad, na podstawie których pracodawca udostępnia samochody służbowe pracownikom dla celów prywatnych.

– Z reguły takie kwestie są ustalane w wewnętrznym regulaminie obowiązującym u danego pracodawcy – mówi Karolina Gierszewska.

Zwykle, poza wspomnianymi powyżej zasadami rozliczenia, nakłada on (w zależności od sposobu kalkulacji odpłatności czy określania wartości nieodpłatnego świadczenia) wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu czy też składania oświadczeń o liczbie dni, w jakich pracownik wykorzystywał auto prywatnie.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).