W czasach, gdy w firmach królował jeszcze papier, zarządzanie flotą firmowych samochodów wiązało się z mnóstwem obowiązków biurokratycznych: kontrola faktur, wydatków na paliwo, usługi serwisowe i naprawy, prowadzenie dokumentacji dotyczącej przebiegu poszczególnych pojazdów, pilnowanie terminu ich przeglądów oraz dat wygaśnięcia polis i jeszcze wklepywanie tego wszystkiego ręcznie do tabelek w Excelu. A to nie koniec problemów. Największym był, i w wielu firmach nadal pozostaje, problem lojalności i uczciwości pracowników korzystających z aut służbowych. Kradzieże paliwa, pokonywanie w weekendy tysięcy kilometrów w celach prywatnych, częste uszkodzenia pojazdów, nagminne łamanie przepisów, nieekonomiczna jazda – to grzechy główne kierowców służbówek, które jednym tchem wymieniają praktycznie wszyscy zarządcy flot. Dlatego coraz częściej korzystają oni z gotowych, profesjonalnych systemów ułatwiających nie tylko zarządzanie flotą, ale również monitorowanie wszystkich jeżdżących w niej samochodów.

Terminy, przebiegi i koszty

Na rynku jest obecnie przynajmniej kilkanaście gotowych programów ułatwiających zarządzanie służbowymi pojazdami. Przeznaczone są zarówno dla firm, w których jest tylko kilka aut, jak i flot liczących po kilkaset pojazdów. Ich ceny zaczynają się od kilkuset złotych, a kończą na kilku tysiącach. Zdarza się jednak, że duże firmy zlecają opracowanie odrębnego, indywidualnego programu dostosowanego do swoich potrzeb – w tym przypadku koszty liczone są przynajmniej w tysiącach złotych, a zdarza się, że idą nawet w dziesiątki tysięcy.

Kto nie ma dużych wymagań, może skorzystać z darmowego oprogramowania dostarczanego przez emitentów kart paliwowych, producentów systemów monitorowania czy nawet przez importerów samochodów. Najczęściej jednak są to systemy proste, zorientowane na konkretny produkt i nie posiadają rozbudowanych funkcji. Czołowymi dostawcami profesjonalnych systemów są firmy takie jak Softra, PasCom czy Virtual Carmen.

Takie programy gromadzą wszelkie dane o autach – ich przebiegi, liczbę szkód i koszt napraw, terminy wymiany opon i przeglądów, informacje ubezpieczeniowe, wydatki na paliwo, liczbę mandatów wystawionych na auto, etc. Co więcej, powiązane mogą być z kartami paliwowymi, co pozwala dokładnie porównywać przebiegi z wydatkami na paliwo, a nawet wyliczyć średnie zużycie paliwa przez samochód. Dzięki temu można w bardzo prosty sposób wykryć nadużycia pracowników (np. podejrzane dodatkowe tankowania) albo nawet wskazać tych, którzy po prostu nie dbają o służbowe samochody (bo np. mają największą szkodowość albo zgromadzili najwięcej mandatów).

Innym przydatnym narzędziem jest możliwość generowania cyklicznych raportów w programie – w postaci tabel i grafik przedstawia on wybrane parametry z określonego zakresu czasowego. To pozwala wychwycić nagłe niepokojące zmiany we flocie i trendy.

Bezwzględnie zatem takie systemy działają dyscyplinująco na kierowców aut flotowych. Firmy, które zdecydowały się na inwestycję w profesjonalny program, zgodnie przyznają, że automatycznie spowodowało to obniżenie kosztów eksploatacji całej floty, w skrajnych przypadkach nawet o 20–30 proc. Jednak aby osiągnąć tak imponujący rezultat, trzeba połączyć system zarządzania z systemem monitoringu pojazdów.

Elektroniczny detektyw – tani i skuteczny

Dzięki pokładowym urządzeniom GPS można online sprawdzać aktualne położenie pojazdów, częstotliwość ich postojów, prędkości, z jakimi się poruszają, a nawet to, czy pojazd jest używany poza ustalonymi godzinami albo poza obrębem zdefiniowanej strefy. To pozwala kontrolować efektywność wykorzystania czasu przez pracowników. Niekiedy nie trzeba nawet na bieżąco sprawdzać, gdzie znajduje się samochód – w programie (do którego zarządzający flotą może mieć dostęp zarówno z poziomu komputera, jak i tabletu czy smartfona) wystarczy ustawić alarm, który automatycznie poinformuje nas o tym, że np. konkretny samochód z floty wyjechał poza obszar, w którym miał się poruszać. Albo że znacznie przekroczył prędkość. To pozwala na błyskawiczną reakcję.

Jeszcze kilka lat temu najprostsze usługi monitorowania pojazdów były bardzo drogie – założenie nadajnika GPS kosztowało 500–1000 zł, a roczny abonament za usługę od 1500 zł w górę. Obecnie na upartego firma może zrobić taki system po kosztach, kupując nadajniki za 200–300 zł i korzystając z dołączonego do nich oprogramowania. Profesjonalne rozwiązania oferowane przez specjalizujące się w monitoringu firmy to wydatek kilkudziesięciu złotych miesięcznie, ale założenie nadajnika do jednego auta jest najczęściej darmowe, a już na pewno nie przekracza kwoty 100 zł. Innymi słowy, za równowartość kilkunastu litrów paliwa można zaoszczędzić niejeden pełen bak.

Firma cię śledzi, a ty nic o tym nie wiesz?

Kwestią sporną pozostaje to, czy pracodawca musi poinformować swojego pracownika o tym, że w jego służbowym aucie zainstalował GPS. Pojawia się bowiem pytanie, czy taki „tajny nadzór” jest dopuszczalny w świetle obowiązujących przepisów prawa i czy dane geolokalizacyjne pozyskiwane przez pracodawcę mogą być gromadzone bez zgody pracownika. Z jednej strony urządzenie GPS zabezpiecza mienie pracodawcy (np. przed kradzieżą), z drugiej – pozwala na kontrolowanie działań osoby trzeciej. Temat można więc rozpatrywać przez pryzmat możliwości naruszenia przez pracodawcę dóbr osobistych pracownika i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

W tej sprawie w styczniu 2011 r. stanowisko zajął generalny inspektor ochrony danych osobowych. Stwierdził on, że zainstalowanie monitoringu w służbowym samochodzie jest dopuszczalne, ale trzeba spełnić przy tym dwa warunki. Po pierwsze, pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, że w pojeździe znajduje się urządzenie lokalizacyjne. Po drugie, jest zobowiązany zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo wszystkim przetwarzanym w ramach monitoringu danym osobowym. Również w tym przypadku pracownik powinien wcześniej wiedzieć, kto i w jaki sposób będzie przetwarzał dotyczące go dane GPS. Dopiero kiedy zostaną spełnione te warunki, firma może legalnie śledzić poczynania swoich pracowników. I na tym oszczędzać.